Een grote groep gasten ontvangen: een goede voorbereiding is onmisbaar

Een grote groep gasten ontvangen: een goede voorbereiding is onmisbaar

Of je nu als bedrijf, organisatie, vereniging of gewoon privé een grote groep gasten gaat ontvangen, in alle gevallen is het belangrijk om de gebeurtenis goed voor te bereiden. Zeker als er ergens veel mensen tegelijk aanwezig zijn, is de kans groot dat er uiteindelijk iets niet helemaal goed loopt. Door vooraf goed over allerlei zaken na te denken, kun je grotendeels voorkomen dat je samenkomst op een teleurstelling uitloopt.

Wat gaan we doen?

Het lijkt een vreemde vraag, maar het is er eentje die te weinig organisatoren van een bijeenkomst zich stellen. Wat gaan we eigenlijk doen? Niet zelden gaat er zoveel aandacht naar de praktische kant van het organiseren, alle randvoorwaarden die goed geregeld moeten zijn, dat er over de inhoud te weinig wordt nagedacht.

Probeer dit eens om te draaien. Ga eerst eens aan de slag met de reden waarom jullie samenkomen, en hoe je de tijd precies wilt besteden. Maak hier een duidelijk plan van, schrijf op wat het doel van de samenkomst is en hoe je dit wilt bereiken. Zeker als het om een zakelijke bijeenkomst is, is dit onmisbaar. Gaat het om een privéaangelegenheid, dan is dit misschien wat te veel van het goed, maar ook dan kan nadenken over de invulling van het moment zeker geen kwaad. Meer dan eens heeft de gastheer of gastvrouw alles tot in de puntjes geregeld als het gaat om de locatie of de hapjes en drankjes, maar is er eenmaal ter plekke niemand die echt weet wat te doen. Mensen samenbrengen is meestal niet genoeg, je moet hen ook iets bieden als het gaat om de invulling van het geheel. Dat kan bij een familiefeest iets laagdrempeligs als de mogelijkheid tot dansen zijn, terwijl je bij een zakelijke bijeenkomst waarschijnlijk een wat uitgebreider programma in elkaar wilt zetten. Doe dit weloverwogen, want dit vormt de verdere basis voor alles.

Hoe pak je het aan?

Is het je duidelijk wat de reden is om samen te komen, en wat je met de samenkomst wilt bereiken, dan kun je je op de praktische kanten gaan richten. Waar ga je samenkomen? Hoe zorg je er, zeker als het een hele grote groep is, voor dat de boel georganiseerd verloopt?

Op dit vlak is een goede voorbereiding onontbeerlijk. Ga het evenement in je hoofd helemaal na, en kijk waar eventuele knelpunten kunnen ontstaan. Komen al je gasten tegelijk binnen, en moeten zij ergens hun jas kwijt? Zorg dan voor een goede garderobe. Kom je samen in een gelegenheid waar dit vaker gebeurt, dan is er vaak een garderobe met garderobenummers aanwezig. Is dit niet het geval, zorg dan zelf voor een plek waar veel mensen hun jas gemakkelijk kwijt kunnen. Om de boel aan het eind van de dag gemakkelijker te maken, kun je een boekje met dubbelnummer kopen, zodat iedereen zijn jas ook gemakkelijk weer terug kan vinden. Het zijn dit soort kleine ingrepen die ervoor kunnen zorgen dat de boel fijn, georganiseerd en overzichtelijk verloopt, zodat iedereen met een prettig gevoel terug kan kijken op jullie samenkomst.